Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Terbaik
Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Terbaik – Alat manajemen dokumen menggabungkan fasilitas penyimpanan dengan fungsi hak akses. Sistem terbaik memungkinkan baik administrator, pemimpin tim, dan pengguna individu untuk masing-masing memiliki pendapat tentang bagaimana file dalam sistem dapat diakses. Idealnya, sistem manajemen dokumen juga menyertakan fitur kontinuitas untuk memungkinkan bisnis pulih dari bencana.
Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Terbaik
proofreadmyfile – Ada berbagai macam alat manajemen dokumen yang tersedia di pasaran saat ini dan meneliti semuanya akan memakan waktu lama. Kami telah mempersingkat tugas menyelidiki pasar alat manajemen dokumen dengan membuat daftar singkat.
N-able
Paspor oleh N-able ditujukan untuk penyedia layanan terkelola dan secara resmi dimiliki oleh divisi MSP SolarWinds. Proposalnya adalah bahwa MSP akan menggunakan sistem manajemen dokumen (sekarang juga di bawah payung N-able) baik untuk dokumentasi mereka sendiri maupun sebagai layanan tambahan yang dapat dipasarkan ulang ke klien mereka.
Fitur Utama:
Dirancang untuk MSP
Manajer dokumen
Pengelola kata sandi
Termasuk penyimpanan awan
Integrasi Direktori Aktif
Tidak ada alasan mengapa perusahaan tidak boleh memperoleh sistem secara langsung untuk digunakan sendiri. Ini adalah layanan berbasis cloud dan dapat diakses dari sistem operasi apa pun melalui browser.
Passportal Suite menyertakan pengelola kata sandi serta pengelola dokumen. Ini adalah paket dasar dari Passportal sehingga tidak mungkin untuk berlangganan hanya pada alat manajemen dokumen, yang disebut Document Manager .
N-able Document Manager lebih dari sekedar sistem penyimpanan file cloud, meskipun ruang server disertakan dalam paket . Layanan ini mencakup kerangka kerja penerbitan untuk berbagai jenis dokumentasi. Misalnya, sangat mudah untuk membuat basis pengetahuan online bagi pengguna dalam sistem Paspor. Alat ini mencakup rangkaian pengeditan serta memungkinkan dokumen diunggah ke sistem penyimpanan file.
Sistem penyimpanan file dilindungi dengan enkripsi dan akses hanya diizinkan oleh akun pengguna yang dilindungi kata sandi.
Sistem ini sangat bagus untuk membuat dokumen informasi tim dan sistem informasi pengguna serta mengelola dokumen perusahaan. Jika Anda juga tertarik dengan utilitas manajemen kata sandi dalam paket, alat ini dapat berintegrasi dengan sistem Direktori Aktif dan LDAP untuk menyatukan hak akses seluruh bisnis Anda di satu lokasi.
Baca Juga : 10 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Terbaik Untuk tahun 2023
IT Glue
IT Glue adalah layanan berbasis cloud dan sangat mirip dengan Passportal karena juga menggabungkan manajemen kata sandi dan dokumen. Seperti Passportal, alat ini dipasarkan ke penyedia layanan terkelola, tetapi juga memiliki versi yang ditujukan untuk pembelian langsung oleh perusahaan pengguna akhir. Versi itu disebut MyGlue dan dapat dibeli oleh MSP sebagai add-on untuk IT Glue, atau berlangganan sebagai paket mandiri. IT Glue dimiliki oleh Kaseya , yang juga memproduksi perangkat lunak RMM dan PSA untuk MSP.
Fitur Utama:
Terintegrasi dengan alat Kaseya
Versi untuk departemen TI
Manajemen hak akses
Manajemen dokumen dan kata sandi
Selain memungkinkan dokumen untuk diunggah dan disimpan dalam sistem IT Glue, antarmuka pengguna menyertakan editor gaya basis/wiki, yang membantu tim membuat sumber informasi melalui struktur terpandu. Editor menyertakan template untuk berbagai jenis dokumentasi dan ini berfungsi sebagai panduan saat menyiapkan dokumen baru di dalam platform. Kemampuan untuk menerapkan kerangka kerja sangat penting untuk penyimpanan informasi terstruktur, seperti Wiki.
Paket Lem IT mencakup ruang penyimpanan, yang tersegmentasi per pengguna dan memerlukan kredensial untuk akses . Hak akses tersebut dapat dikelola dalam pengelola kata sandi yang dibangun di dalam platform IT Glue. Penyimpanan dokumen dienkripsi dan semua transfer antara situs Anda dan sistem ITGlue juga dilindungi oleh enkripsi. Itu termasuk unggahan dan unduhan file dan juga komunikasi antara perangkat lunak konsol di server ITGlue dan browser pengguna yang mengakses dasbor.
Paket IT Glue dapat ditambah dengan add-on . Sistem MyGlue adalah salah satunya. Lainnya adalah sistem penemuan jaringan , yang akan mencantumkan semua perangkat keras dan perangkat lunak yang beroperasi di situs Anda. Proses ini membuat inventaris infrastruktur TI Anda, yang terus diperbarui. Jadi, dimungkinkan untuk menggunakan IT Glue untuk pemantauan sistem serta manajemen dokumen dan kata sandi.
ITBoost
ITBoost adalah sistem manajemen dokumen berbasis cloud lainnya yang dipasarkan ke MSP, tetapi juga dapat digunakan oleh departemen TI internal. Layanan ini dimiliki oleh ConnectWise , yang juga memproduksi sistem manajemen infrastruktur dan perangkat lunak pendukung MSP. Seperti ITGlue dan Passportal, ITBoost juga menyertakan pengelola kata sandi.
Fitur Utama:
Terstruktur untuk MSP
Manajer dokumen
Pengelola kata sandi
Dasbor administrator layanan menyertakan monitor untuk ruang penyimpanan dokumen yang disertakan dengan paket. Tujuan utama dari sistem dokumentasi ini adalah penciptaan dan pemeliharaan basis pengetahuan . Namun, tidak semua dokumen harus tersedia untuk pengguna. Sistem ini memungkinkan dokumen untuk diimpor atau diekspor dan juga memungkinkan untuk menyimpan dokumen secara pribadi dan tidak tersedia untuk basis pengetahuan yang terlihat oleh pengguna.
Sistem ini memungkinkan pembuatan berbagai kategori grup dokumen , seperti saran untuk pengguna, dan panduan untuk penggunaan internal oleh MSP atau staf departemen TI. Contoh dokumen departemen adalah prosedur operasi standar (SOP). Panduan pengguna akan ditambahkan ke basis pengetahuan berorientasi pengguna. Kategori ketiga adalah basis pengetahuan yang dimaksudkan untuk digunakan oleh pelanggan perusahaan klien yang dilayani oleh MSP. Kategori ini juga mencakup formulir umpan balik bagi pelanggan untuk diisi dan diberi penilaian atas kualitas barang, layanan, atau dukungan yang mereka terima.
Platform ITBoost menyertakan editor dokumen yang memungkinkan pembuatan dokumen di dalam lingkungan. Sistem dapat digunakan sebagai penyimpanan dokumen utama atau sebagai cadangan/sistem langsung, dengan bantuan dokumen asli di penyimpanan dokumen terpisah di tempat atau di layanan penyimpanan cloud lainnya.
Semua penyimpanan data dilindungi dengan enkripsi seperti halnya semua komunikasi antara pengguna dan server ITBoost. Dokumen dilindungi oleh kontrol revisi.
Paket tersebut mencakup fitur manajemen sistem lainnya, seperti kontrol konfigurasi dan pencadangan . Ada juga fitur manajemen sertifikat SSL di platform.
Confluence
Confluence , oleh Atlassian , banyak digunakan untuk dokumentasi proyek TI. Ini terintegrasi dengan baik dengan Jira , yang merupakan alat manajemen proyek yang diproduksi oleh perusahaan yang sama. Oleh karena itu, alat manajemen dokumen ini akan menjadi pilihan yang sangat baik jika Anda mencari sistem penyimpanan dokumentasi manajemen proyek. Kombinasi Confluence dan Jira sangat cocok untuk proyek pengembangan tangkas .
Fitur Utama:
Dibangun untuk dokumentasi proyek
Terintegrasi dengan Jira
Sistem manajemen konten
Sistem Confluence adalah layanan berbasis cloud yang menyertakan ruang penyimpanan dokumen. Ini juga tersedia sebagai perangkat lunak lokal. Dimungkinkan untuk mengunggah dokumen ke penyimpanan dokumen dan juga mengimpornya ke sistem presentasi dokumen yang merupakan bagian dari platform pertemuan. Lebih umum untuk menghasilkan dokumentasi di editor Confluence dan kemudian menyimpan teks dalam sistem Confluence sebagai bagian dari struktur presentasi dokumen.
Editor menyertakan template, yang bertindak seperti sistem CSS untuk situs web dan memberlakukan format presentasi yang konsisten untuk rangkaian dokumen. Faktanya, produk akhir dari dokumen Confluence sangat mirip dengan halaman web.
Selain membentuk basis dokumen, sistem Confluence menyertakan fasilitas untuk membuat halaman kolaborasi tim . Ini termasuk forum obrolan untuk koordinasi tugas, pengumuman, dan pemberitahuan.
Layanan berbasis cloud dipasarkan dalam tiga edisi dan perangkat lunak lokal tersedia melalui dua opsi pembelian.
Tiga edisi Cloud Confluence adalah Gratis , Standar , dan Premium . Versi gratisnya cocok untuk usaha kecil karena menyertakan sistem manajemen dokumen tetapi terbatas untuk 10 pengguna. Versi Standar dan Premium memungkinkan hingga 5.000 pengguna per akun. Versi berbayar menyertakan log audit, yang akan Anda perlukan jika Anda mengikuti standar keamanan data. Edisi Premium menyertakan modul analitik. Ruang penyimpanan yang disertakan dengan akun Gratis adalah 2 GB, akun Standar memiliki 250 GB dan edisi Premium mencakup ruang penyimpanan tak terbatas.
Google Workspace
Google G Suite adalah paket bisnis berbasis cloud yang menambahkan konsol administrasi ke sejumlah produk online Google yang biasanya gratis untuk digunakan. Alat tersebut adalah Gmail, Hangouts, Kalender, Dokumen, Spreadsheet, Slide, Keep, Formulir, Situs, dan Google Drive. Meskipun ini pada dasarnya adalah rangkaian produktivitas, penyertaan sistem manajemen dan penyimpanan cloud menjadikannya alat manajemen dokumen.
Fitur Utama:
Paket produktivitas
Drive cloud terenkripsi
Pembagian bebas
Docs, Sheets, dan Slides setara dengan Microsoft Word , Excel , dan PowerPoint . File yang dibuat dengan produk Microsoft tersebut dapat diunggah ke Google Drive dan disimpan, dilihat, dan dibagikan melaluinya. Namun, untuk mendapatkan fitur kolaborasi lengkap, perlu mengimpor dokumen tersebut ke dalam format Google yang setara, yang mudah dilakukan.
Konsol pengelola dokumen memungkinkan administrator mengeluarkan kredensial untuk akses ke area pribadi tersegmentasi dari ruang penyimpanan Google Drive perusahaan. Sistem G Suite menyertakan anotasi dokumen dan kontrol yang diberikan kepada pembuatnya atas siapa yang memiliki akses ke dokumen dan tingkat akses yang dimiliki orang lain. Alat manajemen perangkat seluler di dalam pengelola dokumen mengontrol dan mencatat bagaimana setiap dokumen diakses dari perangkat seluler. Dokumen yang dihapus dapat dipulihkan dan semua perubahan dicatat, memungkinkan dokumen untuk dikembalikan ke versi sebelumnya.
