Sistem dan Software Manajemen File Terbaik di tahun 2023
Sistem dan Software Manajemen File Terbaik di tahun 2023 – Dengan bisnis kami menjadi virtual, berkat dorongan di seluruh dunia untuk pekerjaan jarak jauh, kebutuhan akan digitalisasi telah meningkat berlipat ganda. Dari perangkat lunak kolaborasi jarak jauh hingga solusi rapat online, teknologi telah memainkan peran besar dalam mendukung tim virtual untuk menjalankan pekerjaan mereka di lingkungan yang jauh. Bagian besar dari lingkungan kerja kita adalah file kertas dan dokumen kita.
Sistem dan Software Manajemen File Terbaik di tahun 2023
proofreadmyfile – Bisnis membuat dan mengelola dokumen dalam jumlah besar setiap hari – manual pelatihan, materi orientasi, daftar periksa, posting blog, dokumen persetujuan, proposal, dek penjualan, pedoman SDM, siaran pers, dan banyak lagi. Namun, dalam lingkungan virtual, berbagi dokumen kertas menjadi tidak mungkin. Dan semakin banyak kami membuat dokumen semacam itu untuk bisnis, semakin penting praktik yang diterapkan untuk mengelola dokumen-dokumen ini. Di situlah sistem manajemen file masuk.
Baca Juga : Alternatif Word Gratis Selain Microsoft Word
Mengapa kita membutuhkan perangkat lunak dan sistem manajemen file?
Sistem manajemen file adalah layanan berbasis cloud yang memfasilitasi penyimpanan dan pengelolaan (dan terkadang pembuatan) semua dokumen dan file Anda dari satu titik kontak. Dengan kata lain, ini adalah sistem pengarsipan yang beroperasi di cloud tempat Anda dapat menyimpan semua dokumen dan file perusahaan Anda dan mengambilnya kapan pun Anda mau dari mana pun di seluruh dunia.
Kerja jarak jauh telah secara brutal mengekspos model penyimpanan dokumen berbasis kertas lama yang telah digunakan bisnis selama beberapa dekade, membuat mereka putus asa. Bahkan saat bekerja di kantor fisik, dokumen kertas membawa lebih banyak kekacauan ke meja daripada ketenangan. Kemungkinan kesalahan dan salah penempatan bersama dengan biaya tambahan untuk menyimpan dan memelihara lemari arsip adalah beberapa rintangan utama yang dihadapi bisnis setiap hari. Selain itu, mereka sulit ditemukan dan akses menjadi tidak mungkin jika rekan Anda bekerja dari jarak jauh.
Tantangannya lebih besar dari yang Anda kira. Lihatlah statistik ini:
- A staggering 7,5% yang mengejutkan dari semua dokumen kertas hilang.
- Tantangan dokumen menyebabkan hilangnya produktivitas sebesar 21,3%.
- Perusahaan dengan pendapatan tahunan antara $500 ribu dan $1 juta dapat menghemat hingga $40 ribu per tahun dengan beralih ke manajemen dokumen digital.
- Rata-rata, seorang profesional menghabiskan 18 menit untuk mencari dokumen, yang berarti hampir 50% dari total waktu mereka di tempat kerja.
- Sekitar 20 persen dari waktu bisnis-setara dengan satu hari per minggu kerja-disia-siakan oleh karyawan yang mencari informasi untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien.
Sistem manajemen file memainkan peran penting dalam membuat pengelolaan file menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih efisien. Banyak Keuntungan dari Sistem Manajemen File: Perangkat lunak dan sistem manajemen file menawarkan banyak keuntungan jika dibandingkan dengan sistem penyimpanan file fisik, beberapa di antaranya meliputi:
- Penyimpanan sederhana, pengawasan, dan pengambilan dokumen terlepas dari lokasi
- Kemampuan pencarian yang unggul berarti lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mencari file penting
- Menurunkan biaya penyimpanan yang terkait dengan file fisik.
- Lebih banyak kontrol keamanan dan privasi atas data perusahaan yang sensitif
- Pemulihan dan pencadangan bencana
- Kolaborasi waktu nyata dan kerja tim yang lebih baik
- Riwayat versi setiap dokumen untuk dilihat saat pengeditan dilakukan
dan masih banyak lagi!
Melihat bahwa lebih dari 77% pemilik bisnis ingin mengakses file dari jarak jauh, memiliki sistem manajemen file tampaknya merupakan keputusan yang jelas. Jika Anda mencari beberapa sistem manajemen file terbaik di luar sana, jangan khawatir, kami telah melakukan pekerjaan berat untuk Anda!
Daftar Perangkat Lunak dan Sistem Manajemen File Terbaik:
- Microsoft Sharepoint
- DocuWare
- ProofHub
- Google Drive
- Alfresco
